Die Organisation von Geschäftsdokumenten Digitale Dokumente richtig verwalten

PDFs oder Word-Dateien sind lokal auf Rechnern abgespeichert und können mit der passenden Software direkt an alle wichtigen Ämter übermittelt werden. Gäbe es da nicht einen Haken: Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Sie bringt für Unternehmer viele neue Vorschriften im Bereich der Dokumentenverwaltung mit sich. Welche das sind, erfahren Sie hier.

Was ist die GoBD?

Grob gesagt, handelt es sich hier um ein Regelwerk, das konkrete Vorgaben für die Aufbewahrung von digitalen Geschäftsunterlagen im Rahmen der Buchhaltung umfasst. Festgeschrieben wird dabei u. a., welche bestimmten Eigenschaften digitale Dokumente bei der Erstellung aufweisen müssen. Weiterer wichtiger Gesichtspunkt ist außerdem die ordnungsgemäße Archivierung der jeweiligen Unterlagen. Daher ist die GoBD nicht mit der GoB zu verwechseln.

Um welche Dokumente geht es?

Zunächst einmal muss keine Panik ausbrechen, denn die GoBD bedeutet nicht, dass Geschäftsführer von nun an jede kleine Notiz aufheben müssen. Im Mittelpunkt dieser Regelung stehen ausschließlich Belege, die Aufschluss über alle Geschäftsvorfälle geben. Nur mit ihnen ist es beispielsweise für das Finanzamt möglich, die Generierung von Umsätzen oder bestimmte Geldflüsse nachzuvollziehen. Daher spielen für die GoBD vor allen Dingen Quittungen, Kassenbelege, Rechnungen aller Art, Schecks oder per Post versandte Anweisungen eine Rolle.

Wie sieht die ordnungsgemäße Aufbewahrung konkret aus?

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass für die Einhaltung der GoBD immer der jeweilige Steuerpflichtige zur Verantwortung gezogen wird. Unterlaufen beispielsweise Dienstleistern wie Steuerberatern Fehler bei der Buchführung, können sie für diese nicht belangt werden. Den Kopf hinhalten muss nach wie vor u. a. der steuerpflichte Geschäftsführer – und dieser muss im Rahmen der GoBD einige Vorgaben bei der Dokumentenverwaltung befolgen:

·       Vollständigkeit: Alle Informationen, die für den jeweiligen Beleg von Bedeutung sind, müssen im betreffenden Dokument auch lückenlos aufgeführt sein. Kopien sowie Originale gilt es, klar zu trennen und eindeutig als solche zu kennzeichnen. Zudem ist eine Aufbewahrungspflicht für mögliche Nachkontrollen vorgeschrieben.

·       Ordnungsgemäße Erfassung: Hier reicht es nicht aus, wichtige Dokumente „nur“ digital abzulegen. Für die Erstellung der dazugehörigen Belege bleibt dem Steuerpflichtigen ein Zeitfenster von zehn Tagen. Anschließend werden die gutlesbaren Daten in der chronologischen Reihenfolge in einem nachvollziehbaren Ordnersystem archiviert. Des Weiteren ist eine fortlaufende Indexierung der Dokumente Pflicht.

·       Nachvollziehbare Arbeitsweisen: Für außenstehende Dritte müssen Unternehmen zudem die genaue Einhaltung sowie Umsetzung der GoBD-Vorgaben dokumentieren. Auch diese Informationen sollten über mehrere Jahre aufbewahrt werden.

·       Verpflichtung zur Wahrheit: Bedeutet, dass Belge, die entsprechend der GoBD erstellt und archiviert wurden, nur richtige und unverfälschte Daten sowie Informationen enthalten dürfen. Änderungen jeglicher Art sind nicht erlaubt.

·       Fälschungsverbot: Auch bei der Abspeicherung von Dokumenten muss sichergestellt werden, dass im Nachhinein keine Modifikationen mehr möglich sind. Für Dateien, die noch in Bearbeitung sind, muss daher zunächst immer eine Kopie erstellt werden. Wird ein Beleg an Dritte weitergeleitet (z. B. Lieferanten, Kunden, Finanzamt), sind nachträgliche Änderungen ebenfalls untersagt. Falls in einer Rechnung doch ein Fehler aufgetreten ist, muss eine Kopie des Originals erstellt werden und klar als solche deklariert werden.

Die Digitalisierung befreit nicht von Regeln

Wer gedacht hat, dass die Digitalisierung im Rahmen der Buchhaltung nur Erleichterungen mit sich bringt, den holt die GoBD auf den Boden der Tatsachen zurück. Denn um Ärger mit dem Staat zu vermeiden, müssen Belege zur Dokumentierung von Geschäftsvorfällen nach wie vor unter der Berücksichtigung geltender Vorschriften erstellt werden. Wer dabei auf Nummer sicher gehen will, für den kann sich die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) lohnen.