Finanzlexikon Kaufmännische Buchführungspflicht

Während kleinere Unternehmen und Freiberufler oft eine vereinfachte Gewinnermittlung nutzen können, sind bestimmte Geschäftsformen und größere Betriebe zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet.

1. Was bedeutet kaufmännische Buchführungspflicht?

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2. Wer ist buchführungspflichtig?

Die Buchführungspflicht ist im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) geregelt. Grundsätzlich gibt es zwei Hauptgruppen von Unternehmen, die buchführungspflichtig sind:

a) Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)

Das HGB legt fest, dass alle Kaufleute zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Dazu gehören:

• Eingetragene Kaufleute (e. K.)
• Personengesellschaften wie Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)
• Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG

Das bedeutet: Jedes Unternehmen, das sich in das Handelsregister eintragen lässt, unterliegt automatisch der Buchführungspflicht nach HGB.

b) Gewerbetreibende nach der Abgabenordnung (AO)

Neben den Kaufleuten aus dem Handelsrecht unterliegen auch Gewerbetreibende unter bestimmten Voraussetzungen der Buchführungspflicht. Entscheidend sind hier Umsatz- und Gewinngrenzen.

Unternehmen müssen eine doppelte Buchführung mit Bilanz erstellen, wenn sie:

• Einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro pro Jahr haben
• Einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro pro Jahr erzielen

Diese Regelung trifft vor allem kleine und mittlere Unternehmen, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind.

c) Freiberufler sind von der Buchführungspflicht befreit

Freiberufler wie Ärzte, Anwälte, Journalisten oder Künstler sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Sie können ihren Gewinn durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, unabhängig von ihrem Umsatz oder Gewinn.

3. Welche Pflichten ergeben sich aus der kaufmännischen Buchführung?

Während die Buchführung für manche Unternehmen eine lästige Pflicht darstellt, ist sie in Wahrheit ein zentrales Steuerungsinstrument für den wirtschaftlichen Erfolg. Wer sich frühzeitig mit den Vorschriften vertraut macht oder einen Steuerberater hinzuzieht, kann langfristig Zeit und Geld sparen und rechtliche Risiken vermeiden."

Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, müssen eine ordentliche, transparente und lückenlose Buchhaltung führen. Dazu gehören:

a) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Die Buchführung muss folgenden Prinzipien entsprechen:

• Klarheit und Übersichtlichkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
• Vollständigkeit: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen lückenlos erfasst werden.
• Richtigkeit: Die Buchungen müssen den tatsächlichen wirtschaftlichen Gegebenheiten entsprechen.
• Zeitnahe Erfassung: Geschäftsvorfälle müssen zeitnah dokumentiert werden.
• Aufbewahrungspflicht: Buchhaltungsunterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

b) Doppelte Buchführung

Buchführungspflichtige Unternehmen müssen ihre Einnahmen und Ausgaben nach dem System der doppelten Buchführung erfassen. Das bedeutet:

• Jeder Geschäftsvorfall wird in mindestens zwei Konten erfasst (Soll- und Haben-Prinzip).
• Am Jahresende müssen eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt werden.
• Inventurpflicht: Alle Vermögenswerte und Schulden müssen erfasst und bewertet werden.

Diese Methode erlaubt eine detaillierte und präzise Abbildung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens.

4. Steuerliche Auswirkungen der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht hat erhebliche steuerliche Konsequenzen, da das Finanzamt auf Basis der Buchhaltung die steuerliche Gewinnermittlung prüft.

• Gewerbesteuer: Gewerbetreibende müssen abhängig von ihrem Gewinn Gewerbesteuer zahlen.
• Einkommensteuer: Der ermittelte Gewinn muss in der Einkommensteuererklärung angegeben werden.
• Umsatzsteuer: Unternehmen müssen regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.
• Körperschaftsteuer: Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG unterliegen der Körperschaftsteuer.

Fehler in der Buchführung können zu steuerlichen Nachzahlungen oder Bußgeldern führen.

5. Folgen einer Missachtung der Buchführungspflicht

Wer gegen die Buchführungspflicht verstößt, muss mit ernsten Konsequenzen rechnen.

a) Schätzungen durch das Finanzamt

Wenn ein Unternehmen keine ordnungsgemäße Buchführung vorlegt, kann das Finanzamt den Gewinn schätzen. Dies führt oft zu höheren Steuerzahlungen, weil das Finanzamt die bestehenden Einnahmen oft zu Ungunsten des Unternehmens bewertet.

b) Steuerliche Sanktionen und Bußgelder

Verstöße gegen die Buchführungspflicht können zu hohen Bußgeldern und strafrechtlichen Konsequenzen führen. Werden Steuern hinterzogen oder unvollständige Angaben gemacht, drohen:

• Bußgelder in erheblicher Höhe
• Nachforderungen des Finanzamts
• Im schlimmsten Fall: Steuerstrafverfahren

c) Haftung der Geschäftsführung

Bei Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) haftet die Geschäftsführung persönlich für Verstöße gegen die Buchführungspflicht. Dies kann auch dazu führen, dass sie für Steuerschulden oder wirtschaftliche Schäden haftbar gemacht wird.

6. Fazit: Die Buchführungspflicht als unverzichtbare Unternehmensverantwortung

Die kaufmännische Buchführungspflicht ist ein essenzielles Element der Unternehmensführung. Sie sorgt für Transparenz, wirtschaftliche Kontrolle und eine korrekte Steuerveranlagung. Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind, müssen sich an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) halten, um rechtliche und steuerliche Probleme zu vermeiden.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Wer ist buchführungspflichtig? Kaufleute, größere Gewerbetreibende, Kapitalgesellschaften
• Welche Regeln gelten? Doppelte Buchführung, Bilanzierungspflicht, Aufbewahrungspflicht
• Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen? Steuerliche Schätzungen, Bußgelder, Haftung der Geschäftsführung