Bereiche der Buchhaltung
Die Buchhaltung ist ein wichtiger Bereich in der Unternehmensführung. Die meisten Menschen verbinden mit dem Beruf des Buchhalters eine langweilige Tätigkeit, die einen Taschenrechner, diverse Buchhaltungs-Programme und viel Schreibkram beinhaltet. Dabei ist die Buchhaltung ein sehr breites Feld mit vielen verschiedenen Teilbereichen. Diese Übersicht aller Arten der Buchhaltung soll zeigen, wie vielseitig sie ist.
Die Buchhaltung ist sehr facettenreich
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe Buchhaltung und Buchführung meist synonym verwendet. Es muss jedoch darauf hingewiesen werden, dass sich die Buchhaltung mit allen Finanz-Vorgängen eines Unternehmens befasst, in dem diese analysiert, dokumentiert und ausgewertet werden. Die Aufzeichnung der Vorgänge – somit die Tätigkeit selbst – ist die eigentliche Buchführung.
Wie bereits erwähnt, darf die Buchhaltung nicht einseitig betrachtet werden, weil sie nur die Oberkategorie für viele verschiedene Einzelbereiche ist:
1. Die Finanzbuchhaltung
Finanzbuchhalter befassen sich sowohl mit den Einnahmen als auch mit den Ausgaben einer Firma. Dazu zählen beispielsweise:
- Rechnungen schreiben und diese überprüfen
- Zahlungsein- und ausgänge dokumentieren
Die Finanzbuchhaltung gehört zum sogenannten Rechnungswesen. Die bearbeiteten Vorgänge bilden die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnungen sowie für die Bilanz. Sie legt die gesamten Vermögensverhältnisse eines Unternehmens offen und ist daher wichtig für Teilhaber, Investoren oder Aktieninhaber.
a) Die Debitorenbuchhaltung
Debitor ist die Bezeichnung für einen Kunden. Die Debitorenbuchhaltung ist demnach nicht nur ein Teil der Finanzbuchhaltung, sondern befasst sich außerdem mit allen Belangen, die Kunden betreffen. Sie dokumentiert sowohl deren Einkäufe als auch deren Retouren, befasst sich gegebenenfalls mit Mahnungen, falls ein Verbraucher seine Rechnung nicht fristgerecht begleicht und stellt Gutschriften aus bzw. übernimmt bei Bedarf vorliegende Rückzahlungen. Demnach zählen folgende Aufgaben zum Tätigkeitsbereich eines Debitorenbuchhalters:
- Informationsmanagement: Damit ist die Übersicht über alle ausstehenden Forderungen eines Unternehmens gemeint, damit das Vermögen der Firma richtig eingeschätzt werden kann. Weiterhin ermöglicht diese Informationssammlung einen Überblick über das Zahlungsverhalten jedes einzelnen Debitors.
- Forderungsmanagement und Mahnungen: Durch das Forderungsmanagement wird gewährleistet, dass offene Forderungen eingetrieben, bestehende Überschüsse dagegen ausgezahlt werden. Sollte eine Rechnung nicht bezahlt werden, greift das Mahnwesen. Im Rahmen dessen werden an die Kunden Zahlungserinnerungen gesendet.
b) Die Kreditorenbuchhaltung
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Sie zählt ebenfalls zur Finanzbuchhaltung, beschäftigt sich aber im Gegensatz zur Debitorenbuchhaltung nicht mit den Kunden, sondern mit den Geschäftsvorgängen mit Lieferanten oder externen Dienstleistern.
Die meisten Unternehmen arbeiten mit anderen Firmen zusammen, die im Rahmen eines Vertrages Produkte oder Dienstleistungen zur Verfügung stellen. Meist geschieht dies innerhalb einer Vertrauensbasis – das bedeutet, dass Geschäftspartner in Vorkasse gehen. Kreditorenbuchhalter sind dafür zuständig, dass die offenen Forderungen an das eigene Unternehmen beglichen werden.
Nur so kann ein reibungsloser Arbeits- bzw. Produktionsablauf gewährleistet werden.
Die Aufgaben eines Kreditorenbuchhalters im Überblick:
- Prüfung kreditorischer Rechnungen
- Erfassung und Archivierung der Eingangsrechnungen
- Zahlungsveranlassungen
- Kreditorenstammsatzpflege
- Verwaltung offener Posten
Mehr zu diesem Thema finden Interessierte unter anderem auf buchhaltung-einfach-sicher.de.
c) Die Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung befasst sich mit der Dokumentation, Verwaltung und Archivierung von den Vermögensgegenständen eines Unternehmens. Zu den sogenannten Anlagen zählen unter anderem:
- Firmenwagen
- Spezielle Software-Programme
- Firmenzubehör wie Computer, Laptops, Diensthandys
- Mobiliar
- Gebäude oder Grundstücke
Im Rahmen der Anlagenbuchhaltung werden alle relevanten Informationen wie die Nutzungsdauer oder die Anschaffungskosten genauestens vermerkt. Sie befasst sich außerdem mit der Abschreibung der einzelnen Gegenstände. Unternehmen können ihre Vermögensgegenstände steuerlich absetzen. Allerdings unterliegt dieses Vorgehen vorgeschriebenen Richtlinien, zu deren Einhaltung Anlagenbuchhalter gesetzlich verpflichtet sind.
2. Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Jedes Unternehmen, welches Angestellte beschäftigt, muss sich automatisch mit der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung beschäftigen. Diese beinhaltet:
- Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Die Pflege der Personalstammdaten
- Die Führung von (Jahres-)Lohnkonten
- Die Meldung notwendiger Beträge ebenso wie der vorgeschriebenen Meldeerfordernisse sowie die Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge
- Die Erstellung von Buchungsbelegen
Dieser Tätigkeitsbereich der Buchhaltung ist enorm wichtig, damit die angestellten Arbeitnehmer lückenlos ihr Gehalt oder festgelegte Zusatzleistungen und Sonderzahlungen erhalten. Weiterhin muss der Arbeitgeber die berufliche Tätigkeit seiner Mitarbeiter dem Finanzamt und den jeweiligen Krankenkassen melden.
Die Ergebnisse aller bisher genannten Buchhaltungs-Bereiche laufen in der Bilanzbuchhaltung zusammen.
3. Die Bilanzbuchhaltung
Bilanzbuchhalter werten alle vorhandenen Informationen aus und erstellen im Rahmen dessen die Bilanz sowie den Jahresabschluss eines Unternehmens.
Dadurch zeigt sich, ob eine Firma im vergangenen Geschäftsjahr Gewinne oder Verluste generiert hat.
Außerdem werden dadurch die (Miss-)Erfolge sowie die Rentabilität eines Betriebes verdeutlicht. Weiterhin lassen die Ergebnisse Rückschlüsse über die wirtschaftliche Situation zu und geben Hinweise darauf, welche Entscheidungen für das nächste Geschäftsjahr getroffen werden müssen.