Blick hinter die Kulissen Die Vorteile der mobilen Zeiterfassung für Unternehmen und Mitarbeiter
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter zu erfassen, um diese auszuwerten und Optimierungspotenziale innerhalb des Unternehmens zu ermitteln.
Wir möchten Ihnen verraten, was eine mobile Zeiterfassung ist, was Unternehmen bei der Auswahl eine Software beachten sollten, welche digitalen Kompetenzen dafür benötigt werden und worin die Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter liegen. Sie werden viele interessante und lohnenswerte Details im Folgenden erkennen.
Was genau ist mobile Zeiterfassung?
Die Erfassung von Arbeitszeiten trägt in vielen Unternehmen zu einer effektiveren Einsatzplanung bei. Denn durch regelmäßige Auswertungen kann der Einsatz der eigenen Mitarbeiter optimiert und dadurch die Produktivität gesteigert werden.
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Gewissenhaft die Bedingungen abklopfen.
Während die klassische Zeiterfassung stationär an einem Terminal erfolgt, nutzen die Mitarbeiter bei der mobilen Zeiterfassung ein Smartphone, Tablet, einen Laptop oder ein anderes mobiles Gerät, um die eigenen Arbeitszeiten zu erfassen.
Die erfassten Zeiten synchronisieren sich bei einer bestehenden Internetverbindung automatisch mit den Servern des Unternehmens, wo diese ausgewertet werden können.
Worauf ist bei der Wahl der Software zu achten?
Vor der finalen Entscheidung für eine Software zur Zeiterfassung sollten sich Unternehmen die folgenden Fragen stellen, um schlussendlich eine passende Lösung zu finden:
- Welche Zeiten sollen erfasst werden? Nur die Arbeitszeiten oder auch Überstunden?
- Welche Erkenntnisse erhoffen Sie sich aus der Erfassung zu gewinnen und wie sollen die erfassten Daten ausgewertet werden?
- Wie hoch ist das Budget für die Einpflegung und Wartung des Zeiterfassungssystems?
- Welche Geräte sollen zur Erfassung der Arbeitszeit genutzt werden?
- Wie lange darf die Erfassung maximal dauern?
- Welche Zeitintervalle sollen von der Software berücksichtigt werden?
- Soll die Software über eine Ortungsfunktion und eine Aufgabenerfassung verfügen?
- Auf welchem Weg sollen die Daten mit der IT-Infrastruktur des Unternehmens synchronisiert werden?
- Welche Schnittstellen zu anderen Software-Lösungen sollen unterstützt werden?
Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter
Die Einführung einer Software zur mobilen Zeiterfassung stellt sowohl für Unternehmen als auch für deren Mitarbeiter eine Win-Win-Situation dar. Weshalb das so ist, möchten wir Ihnen im Folgenden verraten und haben die Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter zu diesem Zweck einmal kompakt für Sie zusammengefasst.
Vorteile für das Unternehmen
- Unnötige Aktivitäten werden identifiziert: Unternehmen können mithilfe einer Zeiterfassung unnötige Aktivitäten identifizieren und beseitigen, um auf diese Weise die Effektivität der Mitarbeiter zu steigern.
- Ineffektive Mitarbeiter werden identifiziert: Ineffektive Mitarbeiter wirken sich mitunter negativ auf die Effizienz der gesamten Belegschaft aus. Mithilfe einer mobilen Zeiterfassung lassen sich ineffiziente Mitarbeiter identifizieren und können in der Folge durch motivierte Arbeitskräfte ersetzt werden.
- Der Arbeitsaufwand kann besser eingeschätzt werden: Durch eine mobile Zeiterfassung ist es den Entscheidern in einem Unternehmen viel leichter möglich, den Aufwand einzelner Arbeitsschritte besser einzuschätzen und ein besseres Verständnis für die Leistungen der eigenen Mitarbeiter zu entwickeln.
- Vorkonfigurierte Software: Eine mobile Software zur Zeiterfassung ist bereit vorkonfiguriert und kann im Anschluss an die Installation direkt verwendet werden.
- An die Anforderungen anpassbar: Mobile Zeiterfassungssysteme lassen sich individuell an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen, wofür diese mit zusätzlichen Funktionen und Modulen ausgestattet werden können.
- Einfache Auswertung: Die erfassten Arbeitszeiten lassen sich innerhalb der Software einfach auswerten.
Vorteile für Mitarbeiter
- Klare Zielsetzung: In den meisten Unternehmen fehlt es den Mitarbeitern an einer klaren Zielvorgabe, mit der diese sich identifizieren können. Durch eine mobile Zeiterfassung weiß jeder Mitarbeiter dagegen ganz genau, wie lange er für eine Aufgabe benötigt und was er dafür geleistet hat. Auf diese Weise lassen sich einfacher realistische Ziele definieren und Projekte werden deutlich strukturierter angegangen.
- Schaffung täglicher Routinen: Durch die Erfassung der Arbeitszeiten entwickeln die Mitarbeiter in einem Unternehmen bereits nach kurzer Zeit feste Routinen und Gewohnheiten, die sich jeden Tag wiederholen. Das beugt unter anderem dem Aufschieben unbequemer Aufgaben vor und sorgt zudem auch dafür, dass jeder Mitarbeiter immer ganz genau weiß, was er zu tun hat.
- Einfache Bedienbarkeit: Mobile Zeiterfassungssysteme sind einfach zu bedienen und zudem überall flexibel einsetzbar.
Eine mobile Lösung, für die keine teure Hardware benötigt wird, ist das Zeiterfassungsterminal von Crewmeister, welches in Form einer App für Tablets und Smartphones verfügbar ist.