Grundsätze: GoBD Gründer sollten elektronische Aufbewahrung beachten
Wer ein Unternehmen gründet, muss an viele Dinge denken. Die Buchführung und das Rechnungswesen haben dabei oft nicht die höchste Priorität, sind aber unverzichtbar. Jeder Kaufmann muss Bücher führen. Sie dienen als Grundlage für die Aufstellung des Jahresabschlusses und die Ermittlung des zu versteuernden Gewinns.
Erfolgte die Buchführung in früheren Zeiten papiergestützt, hat längst die EDV Einzug gehalten. Das Rechnungswesen ist heute weitgehend digitalisiert. Das gilt nicht nur für die Verbuchung selbst, sondern auch für Belege. Wo ehedem Papier-Dokumente (Rechnungen, Kontoauszüge, Aufstellungen usw.) abgeheftet wurden, findet heute die Speicherung von Dateien in elektronischer Form statt.
Ergänzung und Erweiterung der GoB durch die GoBD
©iStock.com/csm-bogdan-kosanovic
Auch bei Routinearbeiten nicht nachlässig werden
Angesichts des digitalen Wandels versteht es sich von selbst, dass auch die Anforderungen an das Rechnungswesen und die Rechnungslegung mit der Zeit gehen müssen. Die GoB - die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung - gelten zwar nach wie vor als eine Art "Grundgesetz" der Buchhaltung. Sie stammen aber aus einer Zeit vor der EDV. Deshalb wurden sie mittlerweile durch die GoBD ergänzt. Diese "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" wurden bereits 2014 vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben und dienen seither Unternehmen als Richtschnur. Auch Gründer müssen sie spätestens seit dem 1.1.2017 beachten.
Wichtig ist u.a., dass für die Erstellung und Speicherung von digitalen Belegen ein GoBD-konformes Programm wie sevDesk zum Einsatz kommt. Die technische Funktion und Möglichkeit der Digitalisierung alleine genügt nicht, es muss auch eine entsprechende GoBD-Zertifizierung vorliegen. Die GoBD setzen die "klassischen" GoB nicht außer Kraft, sie stellen vielmehr eine Fortentwicklung und Konkretisierung im Hinblick auf ein digitales Rechnungswesen dar. Dabei kommt es bei Buchungen und der Aufbewahrung von Belegen auf vier Grund-Prinzipien an:
- Vollständigkeit;
- Unveränderbarkeit;
- Nachvollziehbarkeit und
- Verfügbarkeit.
Zehn Jahre Aufbewahrung auch im digitalen Zeitalter
Das Rechnungswesen ist heute weitgehend digitalisiert.
Die übliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt bei Unternehmen auch nach den GoBD. Papierdokumente brauchen aber nicht so lange aufbewahrt werden, wenn sie gescannt und gespeichert werden.
Der Scan-Vorgang muss protokolliert werden und das Papier-Original darf dann sogar vernichtet werden. Die zehnjährige Aufbewahrungs- bzw. Speicherfist gilt dann für die Scan-Datei.