Ärger bei der Betriebsprüfung vermeiden Korrekte Verfahrensdokumentation
Eine Betriebsprüfung sieht wohl kaum ein Unternehmer mit Freude, bedeutet dies doch nicht nur Störungen im Betriebsablauf, ggf. ergeben sich auch erhebliche Steuernachforderungen. Was noch wenig bekannt ist, neben der korrekten Erfassung und Verbuchung der Geschäftsvorgänge wird seit Neuerem auch eine Verfahrensdokumentation gefordert und geprüft.
Damit geht die Finanzverwaltung mit der Zeit. Seit das Rechnungswesen in Unternehmen de facto nur noch elektronisch stattfindet und viele Vorgänge digitalisiert sind, ist die Korrektheit der Verfahren zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen mindestens genauso wichtig wie die ordnungsgemäße Verbuchung selbst. Ohne eine nachvollziehbare und aussagekräftige Verfahrensdokumentation liegt die Vermutung nahe, dass die Beleg-Verarbeitung nicht lückenlos und mit Fehlern behaftet ist. Das begründet dann auch Zweifel an der Richtigkeit der Buchführung.
In den GoBD gefordert
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Enspannt bleiben.
Eine saubere Verfahrensdokumentation ist daher Pflicht und gehört zu den GoBD - Grundsätzen ordnungsmäßiger Bücher-Aufbewahrung und zum Datenzugriff. Die GoBD gibt es in dieser Form seit Ende 2014. Mit einem entsprechenden Schreiben der Finanzverwaltung wurden seinerzeit entsprechende Vorläuferregelungen abgelöst bzw. der technischen Entwicklung entsprechend neu gefasst.
Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, welche Daten im Rahmen der Buchführung verarbeitet werden und wie das geschieht. Besondere Bedeutung hat sie im Zusammenhang mit elektronischen Kassen, weil hier eine große Anzahl an Belegdaten anfällt. Die Prüfung der Dokumentation ist eine Systemprüfung - wird diese nicht bestanden, kann der Betriebsprüfer im Extremfall die gesamte Buchführung verwerfen. Ein Albtraum für die damit befassten Personen.
Wie sich das Problem lösen lässt
Doch wie erstellt man ohne allzu großen Aufwand eine korrekte Verfahrensdokumentation? Eine Frage, die sich vor allem kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen stellen. Eine praktische Hilfe bietet hier zum Beispiel die Seite www.dokutar.de. Damit lassen sich flexibel auf die jeweiligen betrieblichen Gegebenheiten zugeschnittene Verfahrensdokumentationen erstellen, die prüfungssicher sind. Die Unterlage kann auf die jeweils genutzte Soft- und Hardware abgestellt werden und lässt sich gut aktualisieren.
Gut wenn man in Sachen Verfahrensdokumentation auf der sicheren Seite ist.
Die Flexibilität ist ein entscheidender Vorteil gegenüber den vielfach ebenfalls angebotenen Musterverfahrensdokumentationen. Deren Bearbeitung ist erfahrungsgemäß aufwändig, kompliziert und Anpassungen an veränderte Bedingungen können nur schwer vorgenommen werden. Gut wenn man in Sachen Verfahrensdokumentation auf der sicheren Seite ist und Ärger vermeiden kann.