Due Diligence Sorgfältigkeitsprüfung mittels virtueller Datenräume
Bei Unternehmens- oder Immobilien-Transaktionen geht es oft um sehr hohe Summen. Daher wird ein möglicher Kauf im Vorfeld sehr sorgfältig geprüft. Das Objekt der Transaktion wird eingehend unter die Lupe genommen. Das erfordert umfassende Analysen und die Auswertung umfangreicher Unterlagen. Man nennt eine solche Prüfung auch "Due Diligence" - eine Prüfung mit der gebotenen Sorgfalt.
Für solche Due Diligence-Prozesse werden heute vielfach virtuelle Datenräume genutzt. Es gibt inzwischen eine ganze Reihe an Anbietern, die einen solchen Datenraum bei Bedarf einrichten. Dabei bestehen besondere Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Denn schließlich soll nur ein kleiner Kreis an Befugten Daten-Zugang haben.
Virtuelle Datenräume ersetzen zunehmend physische
In früheren Zeiten waren Datenräume tatsächlich "echte" Räume mit Decken und Wänden. Auch heute gibt es den physischen Datenraum noch, aber wird immer seltener genutzt. Warum wird überhaupt ein Datenraum benötigt? Das erklärt sich aus dem hohen Wunsch nach Diskretion und Vertraulichkeit bei wichtigen Transaktionen. Würde eine Kauf- oder Verkaufsabsicht vorzeitig bekannt, käme der "Deal" in vielen Fällen nicht zustande. Andererseits erwarten Interessenten Informationen, die über die veröffentlichten und allgemein zugänglichen Daten hinausgehen, um sich im Rahmen der Due Diligence ein zutreffendes Bild machen zu können. Solche "Interna" müssen besonders geschützt werden - unter anderem, indem sie in einem Raum mit überwachtem Zugang und kontrollierter Nutzung zur Verfügung gestellt werden.
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Alle Daten am PC oder Laptop verfügbar.
Virtuelle Datenräume dienen im Prinzip dem gleichen Zweck wie physische - mit dem Unterschied, dass hier keine Wände aus Mörtel und Stein vor unbefugtem Zugang schützen, sondern elektronische Sicherheitsmauern.
Mit einem virtuellen Datenraum kann ein Due Diligence deutlich vereinfacht und erleichtert werden. Das beginnt bereits damit, dass die bisher notwendige körperliche Anwesenheit der Beteiligten im Datenraum überflüssig wird. Auch das Wälzen von Aktenbergen wird durch Recherchen in Dateien ersetzt. Außerdem können im virtuellen Datenraum Informationen wesentlich zielgerichteter zur Verfügung gestellt werden, indem man sie quasi "vorsortiert" und Beteiligte nur die Daten erhalten, die für sie von Interesse sind. Eine Due Diligence kann dadurch deutlich effizienter werden. Das kommt dem Transaktions-Prozess insgesamt zugute.
Anbieter virtueller Datenräume müssen seriös, vertrauenswürdig und diskret sein.
Anforderungen an Anbieter virtueller Datenräume
Virtuelle Datenräume stellen besondere Anforderungen an IT-Sicherheit. Das gilt nicht nur für unerlaubten Zugriff von außen. Es muss ebenso sichergestellt sein, dass Befugte Daten nicht versehentlich weiterleiten oder kopieren können.
Auch die missbräuchliche Nutzung von Daten über den eigentlichen Zweck hinaus ist zu unterbinden. Anbieter virtueller Datenräume müssen daher über umfassendes IT-sicherheitstechnisches Know How und kryptographische Kenntnisse verfügen.
Außerdem müssen sie selbst seriös, vertrauenswürdig und diskret sein.