Business Mapping Vorteile von Business Process Mapping für Unternehmen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch keine Geschäftsprozessanalyse durchgeführt haben, ist es an der Zeit, dieses hilfreiche Werkzeug in Ihrem Unternehmen zu integrieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Process Mapping durchführen, um Ihre Leistung und Produktivität erheblich zu steigern.

Es handelt sich hierbei um ein visuelles Verfahren, das dazu dient, die Arbeitsabläufe eines Teams oder eines Unternehmens von Anfang bis Ende zu organisieren. Das Erstellen von Diagrammen zur Darstellung von Prozessen ist eine bewährte Methode, um die Konsistenz in einem Unternehmen zu gewährleisten. Unabhängig davon, ob Sie in einem Start-up oder einem etablierten Unternehmen arbeiten, können Sie mit diesem Tool Verzögerungen und Ineffizienzen in Ihren Geschäftsprozessen beseitigen.

 

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie mit der Prozessabbildung beginnen sollen, ist das kein Problem. Hierbei helfen die Schritt-für-Schritt Anleitung und Tipps in diesem Artikel.

Was ist Process Mapping?

Beginnen wir mit den Grundlagen, d. h. der Definition. Es handelt sich beim Process Mapping um einen Arbeitsablauf, der alle Details eines Prozesses auf visuelle Weise beschreibt und die Beteiligten durch alle Aufgaben führt, die während des Prozesses ausgeführt werden müssen. Dies trägt dazu bei, die Effizienz von Funktionen und folglich auch von Prozessen zu verbessern.

 

© Miro

Vorteile Business Process Mapping

 

Verbessert die Produktivität. Eine vollständige Dokumentation und Klarheit sowie Definition der einzelnen Rollen tragen zur Produktivität im Unternehmen bei.

 

Transparentere Prozesse. In einer Gesellschaft, in der Homeoffice immer mehr zunimmt, hilft ein Prozessdiagramm bei der Koordinierung von Aufgaben, so dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind und wissen, woran sie arbeiten.

 

Löst Probleme. Wenn alles gut durchgeplant ist, können Sie Probleme vermeiden, bevor sie überhaupt entstehen. Probleme können im Planungsprozess frühzeitig erkannt und mit einer guten Planung vermieden werden.

 

Erleichtert die Zusammenarbeit. Wenn alle im Team einen guten Überblick über den Prozess haben, erleichtert dies auch automatisch die Zusammenarbeit.

 

© Miro

Wie führt man ein Process Mapping durch?

Um eine erfolgreiche Process Map zu erstellen, gilt es die folgenden Schritte zu beachten. Der Fokus liegt dabei vor allem auf Relevanz.

 

Definition der wichtigsten Aufgaben. Im ersten Schritt ist es am wichtigsten, die Aufgaben zu definieren. Damit bekommen Sie einen Überblick über die wichtigsten Punkte, die Sie zum Erreichen der Projektziele benötigen. Dazu können Informationen, Ressourcen, Mitarbeiter und alle notwendigen Faktoren gehören, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in das Projekt einfließen werden.

 

Involvieren von relevanten Teammitgliedern. Es klingt einfach, aber es ist wichtig, nur Teammitglieder und Stakeholder einzuladen, die wirklich am Prozess beteiligt sind. Es wäre nicht das erste Mal, dass Personen eingeladen werden, die am Ende nicht zum Projekt beitragen können. Außerdem hilft dies Ihnen dabei, die nächsten Schritte klar zu definieren.

 

Visualisierung der Aufgaben und ihrer Ausführung. Erstellen Sie eine Abfolge der einzelnen Aktivitäten, die Teil des Gesamtprozesses sind. Weisen Sie dann die einzelnen Aufgaben den zuständigen Mitarbeitern zu und suchen Sie sich Unterstützung, um die Ausführung festzulegen.

 

Definition von Beginn und Ende. Sobald Sie alle Aufgaben genau definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, ein Startdatum und eine Frist für jede einzelne Aufgabe festzulegen. So können Sie einzelne Deadlines festlegen. Legen Sie in diesem Schritt auch die Reihenfolge und Prioritäten der Aufgaben fest.

 

Überprüfung des Diagramms. Sobald Sie alles in das Diagramm eingetragen haben, machen Sie einen Tag Pause und überprüfen Sie es am nächsten Tag. So können Sie sicherstellen, dass alles korrekt ist. Auch an dieser Stelle können Sie andere Teammitglieder mit einbeziehen und um Hilfe bitten. Wichtig ist, an dieser Stelle eine Pause zwischen diesen Schritten einzuplanen, um einen klaren Kopf zu behalten.

 

Verbesserung des Diagramms. Dieser Schritt sollte erst im Nachhinein erfolgen, wenn Sie das Projekt abgeschlossen haben. Stellen Sie Fragen wie: Was ist gut gelaufen? Was kann verbessert werden? Behalten Sie diese Punkte im Kopf, um diese beim nächsten Mal zu verbessern.

 

 

4 Tipps für die Erstellung der perfekten Process Map

 

Fokus auf die wichtigsten Informationen. Ein visueller Überblick sorgt dafür, dass die Präsentation der Informationen nicht langweilig ist. Dokumentieren Sie nur die wichtigsten Punkte.

 

Das Team um Hilfe bitten. Auch als Manager ist es wichtig, die Mitarbeiter, die an diesem Projekt arbeiten, zu involvieren. Dies kann dabei helfen, realistische Ergebnisse zu planen. Sie mögen zwar der Manager sein, aber ein Beitrag der Mitarbeiter, die an dem Projekt arbeiten werden, kann Ihnen helfen, realistische Ergebnisse zu planen. Außerdem wird Ihr Team stolz darauf sein, Teil des Prozesses zu sein, und das ist immer hilfreich.

 

Weitere Diagramme erstellen. Erstellen Sie weitere Diagramme, um den Überblick über weitere relevante Projekte und Informationen zu behalten. Damit Ihre Diagramme übersichtlich bleiben, ist es besser, mehrere Diagramme zu erstellen und diese jeweils mit den involvierten Teammitgliedern zu teilen.