Blick hinter die Kulissen Wann sollten Sie einen virtuellen Datenraum nutzen?

Warum werden Datenräume bei verschiedenen Unternehmen immer beliebter?

Der virtuelle Datenraum ist in erster Linie ein sicherer Raum, in dem vertrauliche Dokumente bequem ausgetauscht werden können. Es ist für die sichere Speicherung von persönlichen und geschäftlichen Daten von Unternehmen konzipiert.

Der zweite Grund, warum sich die meisten Unternehmen für VDRs entscheiden, ist die Bequemlichkeit. Durch die Nutzung von sicherer Datenräume ist es möglich, Vereinbarungen mit internationalen Partnern ohne zeitraubende Reisen zu treffen.

Der dritte Grund ist das Sparen von Geld. Die Datenraum Preise sind viel niedriger als die Kosten für regelmäßige Reisen für Meetings mit Partnern. Außerdem müssen Sie den VDR nicht jeden Monat bezahlen, wenn Sie ihn nicht nutzen. Sie können einen virtuellen Raum auch nur dann mieten, wenn Sie ihn brauchen.

Der vierte Punkt ist die Optimierung und Beschleunigung Ihrer Arbeitsprozesse. Mit den virtuellen Räumen können Operationen, die Monate dauern, in wenigen Wochen abgeschlossen werden. Sie können die erforderlichen Dokumente schnell mit Ihren Partnern austauschen und diese haben rund um die Uhr Zugang zu ihnen.

Der fünfte Grund - weniger Fehler. Die meisten Fehler sind auf menschliche Unachtsamkeit zurückzuführen. Manchmal kostet diese Unachtsamkeit die Unternehmen Millionen. VDR hilft, Fehler zu minimieren und schnell zu korrigieren.

Virtueller Datenraum ist ein sicherer Ort für die Aufbewahrung von Dokumenten

VDR ist der beste Ort, um vertrauliche Daten zu lagern und weiterzugeben. Wenn Sie Dokumente auf physischen Datenträgern oder einem Computer speichern, besteht immer die Gefahr, dass sie gelöscht werden. Darüber hinaus ist kein Gerät manipulationssicher.

Alle sicheren Datenräume sind ISO-zertifiziert, was bedeutet, dass der virtuelle Raum alle Cybersicherheitsanforderungen erfüllt. Nur der Administrator hat Zugang zu ihnen. Er kontrolliert, wer Zugang zu welchen Daten hat. Der Administrator kann die Verwendung des Dokuments jederzeit verweigern oder erlauben.

Ein weiterer Vorteil von VDRs besteht darin, dass die Dokumente strukturiert gespeichert werden, so dass es einfach ist, die gewünschte Datei zu finden.

Die meisten Juristen wählen VDRs

Grundsätzlich erfordern rechtliche Vereinbarungen eine sorgfältige Prüfung. Aus diesem Grund müssen alle Dokumente vor Abschluss einer Transaktion mit der gebotenen Sorgfalt geprüft werden. Dies gilt insbesondere bei Immobilientransaktionen.

Für mehr Komfort und Datensicherheit nutzen Juristen VDRs. Mit ihrer Hilfe wird die Due-Diligence-Prüfung von Dokumenten um ein Vielfaches beschleunigt.

Darüber hinaus speichern die meisten Juristen die Daten ihrer Mandanten in einem sicheren Datenraum, um sie bequem austauschen zu können. Und einige VDRs bieten vorgefertigte Vorlagen für juristische Dokumente an, was die Arbeit erheblich erleichtert.

M&A-Geschäfte schnell und einfach machen

Der Fusions- oder Übernahmeprozess erfordert eine eingehende Prüfung der Dokumente (Due Diligence). Und diese Dokumente sind meist vertraulich und müssen vor Dritten geschützt werden. Vor der Einführung der Due-Diligence-Prüfung von Datenräumen konnte der Überprüfungsprozess Monate dauern. Mit VDR-Software können Geschäfte viel schneller abgeschlossen werden, und die Due-Diligence-Prüfung ist einfacher und bequemer.

Darüber hinaus ist es möglich, in virtuellen Räumen zu verhandeln und Dokumente sofort mit einer elektronischen Signatur zu unterzeichnen.

Sicherer Datenraum - die beste Lösung für Startups

Start-ups brauchen nicht nur Datensicherheit, sondern auch regelmäßige Verhandlungen mit Investoren. Deshalb ist es schwierig, auf einen sicheren Datenraum zu verzichten. Hier ist es auch möglich, zu verhandeln und den Investoren Zugang zu allen notwendigen Dokumenten zu verschaffen. Außerdem können Sie dank der Möglichkeit eines VDR, nachzuvollziehen, wer und wann die Unterlagen geprüft hat, herausfinden, welche Investoren wirklich an Ihrem Projekt interessiert sind. Sie können diese Daten auch nutzen, um herauszufinden, wie viel Zeit Investoren für die Prüfung der Dokumente benötigen.

VDR als Mittel der Kommunikation im Unternehmen

Virtuelle Räume bieten die Möglichkeit zu produktiver Teamarbeit. Grundsätzlich bieten Datenraum-Anbieter alle notwendigen Werkzeuge für die Arbeit mit Dokumenten und Dateien in anderen Formaten. Die Verfügbarkeit eines Chatrooms ermöglicht es, alle Punkte zu besprechen und Änderungen an den Dokumenten hier und jetzt vorzunehmen. Mit einer elektronischen Signatur können Dokumente sofort unterzeichnet werden. Darüber hinaus wird der Datenraum häufig für die Kommunikation mit der Geschäftsführung genutzt.

Der VDR verfügt über Analysewerkzeuge, mit denen Sie die erforderlichen Daten schnell erfassen können."

Virtuelle Räume für Audits

Buchhaltung und Audit sind ein untrennbarer Bestandteil eines jeden Unternehmens. Der VDR verfügt über Analysewerkzeuge, mit denen Sie die erforderlichen Daten schnell erfassen können. Ein weiterer Vorteil des Datenraums ist die Transparenz aller Transaktionen.

IPO ist bequem und einfach

Wie auch bei Unternehmensfusionen und -übernahmen ist bei Börsengängen der Austausch zahlreicher geheimer und vertraulicher Dokumente erforderlich. Darüber hinaus muss ein Börsengang transparent sein.

Der Vorteil eines VDR liegt in diesem Fall nicht nur in der Sicherheit, sondern auch in der Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente zu beschränken. Der Administrator kann verhindern, dass wichtige Dateien heruntergeladen, gedruckt oder kopiert werden.

Welche Branchen nutzen virtuelle Räume noch?

VDRs werden in den folgenden Bereichen eingesetzt:

Jedes Jahr nutzen mehr und mehr Unternehmen aus verschiedenen Branchen den Datenraum.