GoDB Hintergründe zur Verfahrensdokumentation

Die Anweisung ist für alle Steuerpflichtigen relevant, die Bücher führen müssen - im wesentlichen Unternehmen, Handwerker und Kaufleute, ggf. aber auch für Freiberufler und Selbstständige. Die GoBD enthalten u.a. Vorgaben zum Erstellen einer Verfahrensdokumentation. Die Dokumentation soll - vereinfacht formuliert - das IT-mäßige System der Buchführung und Rechnungslegung darlegen. Ist die Verfahrensdokumentation den GoBD-konform, kann sich eine Prüfung einzelner Geschäftsvorfälle oft auf Stichproben beschränken.

Was steht in der Verfahrensdokumentation?

Konkret geregelt ist die Verfahrensdokumentation in Abschnitt 10.1 der GoBD (Tz 151 ff.). Danach muss für jedes in der Rechnungslegung eingesetztes EDV-System eine übersichtliche Verfahrensdokumentation vorliegen, die Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des jeweils eingesetzten EDV-Verfahrens zeigt. Übliche Bestandteile:

Zu beschreiben ist die organisatorische und technische Einbindung mit dem gesamten Prozess der Datenerfassung, Datenverarbeitung und Datenauswertung.

Der Darstellungsumfang ist auf die Verständlichkeit des EDV-Verfahrens, der Buchführung und der Aufzeichnungen abzustellen.

Ebenfalls wichtig ist die Aktualität der Verfahrensdokumentation. Sie muss die tatsächlich eingesetzten Verfahren vollumfänglich abbilden. Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen für Externe zeitlich und inhaltlich nachvollziehbar sein - zum Beispiel durch eine Änderungshistorie und eine nachvollziehbare Darstellung der im Zeitablauf eingesetzten Versionen von DV-Programmen.

Outsourcing an den Steuerberater - es gibt eine günstige Alternative

Die Erstellung der Verfahrensdokumentation wird gerne an den Steuerberater ausgelagert, der sich das entsprechend vergüten lässt. Der meiste Aufwand dabei liegt allerdings beim Buchführungspflichtigen selbst. Denn er muss alle notwendigen Informationen zunächst selbst sammeln und zusammenstellen, damit der Steuerberater sie verarbeiten kann. Eine einfache und kostengünstige Alternative dazu bieten Internet-Plattformen wie dokutar.de - die Erstellung der Verfahrensdokumentation im 'Self-Service'. Durch eine intelligente Fragestrecke werden alle notwendigen Angaben systematisch erhoben und zu einer Dokumentation verarbeitet. Vorlagen, Erfassungsfunktionen und Ablagemöglichkeiten unterstützen die Arbeit.

Eine fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Verfahrensdokumentation stellt einen Verstoß gegen die GoBD dar."

Mangelhafte Dokumentation - was sind die Folgen?

Eine fehlende, fehlerhafte oder unvollständige Verfahrensdokumentation stellt einen Verstoß gegen die GoBD dar. Ein Verwerfen der Buchführung folgt aber nicht automatisch. Es handelt sich um einen formalen Mangel, der nicht zwangsläufig eine materiell unzureichende Buchführung bedeuten muss. Es kommt auf die Handhabung des Betriebsprüfers an.

Allerdings steigt das Risiko, dass Teile der Buchhaltung verworfen und Schätzungen vorgenommen werden. Mit einer steuerlich akzeptierten Verfahrensdokumentation lassen sich solche Probleme vermeiden, die Betriebsprüfung wird auf jeden Fall reibungsloser und schneller.